Guide de migration

Ce document reprend des éléments aidant à la réalisation de migrations de données depuis un autre système, par exemple depuis WinScop.

Numéros de facture

Par défaut (sur les nouvelles installations), les factures sont numérotés avec une séquence chronologique globale, non liée ni à une année, ni à une activité, et sans préfixe (1, 2, 3…).

Gabarit de n° de facture

Il est possible de configurer l’usage de séquences plus complexes, pour s’adapter au schéma de numérotation existant ou décidé au sein de la CAE. La liste des variables et séquences disponibles et leur configuration se passe depuis l’écran /admin/sales/numbering.

Note

Le gabarit de n° de facture utilise la syntaxe de formatage Python, il est donc possible d’en utiliser les options avancées (remplissage, alignement…).

Initialisation des séquences

Dans le cas d’une reprise de séquence en cours (migration d’un autre système vers enDI sans remettre les compteurs à zéro), il est possible d’initialiser les différentes séquences manuellement. Cela se passe également depuis l’écran /admin/sales/numbering.

Il convient d’initialiser les séquences avec le dernier index déjà utilisé. Ex : si on initialise une séquence à 42, le premier numéro attribué par enDI sera le 43.

Note

Les séquences par mois et par enseigne ({SEQMONTHANA}) font exception : elles ne disposent pas d’écran permettant de les initialiser, l’initialisation se fait directement en base, pour chaque activité : table company, colonne month_company_invoice_sequence_init_value.

Exemple : migration depuis Winscop

  • Configurer le gabarit de numéro de facture à FC{SEQYEAR:0>4}-{YY}{MM}{SEQMONTHANA:0>3}-{ANA} (interface d’admin)

  • Initialiser la séquences SEQYEAR (interface d’admin)

  • Initialiser pour chaque activité sa séquence mensuelle (en base)

  • S’assurer que chaque activité a bien son code analytique renseigné (depuis l’annuaire des enseignes)

Numéros de note de dépense et factures fournisseur

Une logique identique à celle des numéros de facture est applicable aux nunéros de note de dépense et facture fournisseur.

Ils sont par défaut numérotés avec une séquence chronologique globale, non liée ni à une année, ni à une activité, et sans préfixe (1, 2, 3…).

  • Paramétrage de la numérotation des Notes de dépenses : /admin/expenses/numbering

  • Paramétrage de la numérotation des Factures fournisseur : /admin/suppliers/numbering

Note

De même que pour les numéros de facture, l’initialisation par enseigne se fait en base de données uniquement. Il s’agit des colonnes month_company_expensesheet_sequence_init_value et month_company_supplierinvoice_sequence_init_value de la table company ; il faut également renseigner la date d’initialisation : month_company_expensesheet_sequence_init_date de la même table (resp. month_company_supplierinvoice_sequence_init_date)

Exemple : migration depuis Winscop

Pour reprendre le format de numérotation des notes de frais de WinScop, définir le format à : ACH-{YYYY}{MM}{SEQMONTH:0>3}-B{ANA}.

Note

WinScop n’a pas de notion de facture fournisseur.

Migration des libellés d’écriture comptables

Avec une logique similaire à celle des numéros de facture, il est possible de paramétrer, pour chaque type d’écriture comptable, le libellé qui apparaitra dans les exports CSV opérés depuis enDI, et ainsi de conserver le même format qu’avec l’ERP précédent. Ces paramètres se trouvent dans les différents modules de configuration :

  • Module Notes de dépenses → Export comptable des notes de dépenses

  • Module Notes de dépenses → Export comptable des décaissements

  • Module Ventes → Configuration comptable du module Vente → Configuration des informations générales et des modules prédéfinis

  • Module Ventes → Configuration comptable du module Vente → Modules de contribution personnalisés

Note

Penser également à configurer la troncature des libellés en fonction du logiciel de compta utilisé dans Module Comptabilité → Logiciel de comptabilité

Note

Pour migrer depuis WinScop, penser à utiliser une troncature du numéro de facture à 9 caractères (cf exemple sur les formulaire de configuration), les n° de facture WinScop étant assez longs.